Haat / Liefde met procedures

1 september 2016

De haat die ik heb met procedures is dat ze droog en saai geschreven zijn. Net als sommige boeken over processen. Alsof de auteur vergeet dat het kort, bondig en vooral duidelijk is. 

Het omvat veel werk bij het aanmaken en onderhouden van de documenten. Met revisie nummers, data, namen, welke wijzigingen. En waarvoor?

Het nut van de procedures gaat om Quality Assurance. Daar komt mijn liefde voor kwaliteit. Een procedure helpt om te zorgen dat je de uitkomst van een handeling elke keer kunt realiseren. Het is als een kauwgomballen automaat: je werpt er een € 0,50 in en je weet dat je 1 kauwgombal krijgt. Je wilt dat je medewerkers een resultaat kunnen reproduceren. Dat moet je vastleggen. Anders gaan er stappen verloren.

Zo blijf ik van mening dat het document eenvoudig moet zijn. Met zo min mogelijk irrelevante informatie. To the point en helder geschreven. De tekst moet op 1 manier uit te leggen zijn.

Als je het vastleggen van informatie verzorgt help je je organisatie met het realiseren van hetzelfde resultaat. Als je weet hoe je ergens moet komen dan kun je dat aanpassen/verbeteren.

Schrijf het simpel, in begrijpelijke taal en zo kort mogelijk. Voorkom dat het een grauw document wordt wat mensen afschrikt om te lezen. Je wilt dat er makkelijk naar gegrepen wordt wanneer er behoefte aan informatie nodig is.

Het loont dat de auteur van procedures een sterke affiniteit heeft met schrijven. En het ontwikkelen van zijn/haar schrijfkwaliteiten. Verzorg een (externe) training/workshop om het schrijven te ontwikkelen. Of coachingsessie waarbij elke medewerker elkaar ondersteunt om hier beter in te worden. Koop boeken over het onderwerp en vooral ga het doen. Kijk welke vorm een procedure moet hebben om bij te dragen aan de organisatie en wat past bij die organisatie.

Terug naar overzicht